La riconciliazione fatture con .one Retail: l’AI che taglia i costi nella GDO
22/05/2025
Un documento su cinque, oggi, è ancora cartaceo. Ma la GDO è pronta per una rivoluzione: l’AI digitalizza e carica a sistema il contenuto delle bolle che oggi viene inserito a mano.
Così, il processo fino alla riconciliazione delle fatture può avvenire in tempo quasi reale, abbattendo gli errori e i costi di manodopera e azzerando le distanze spazio-temporali tra magazzino e amministrazione.
Si chiama three-way match: bolla, carico merce, fattura. Un processo che dovrebbe essere semplice, ma che per chi lavora nella GDO può diventare un incubo, gestito nel 20% dei casi ancora manualmente, tra fogli scritti a penna, file Excel e sistemi gestionali scollegati.
Si tratta della cosiddetta riconciliazione, quel passaggio in cui tutti i documenti connessi alla merce vengono verificati manualmente con un gigantesco, alienante e costosissimo consumo di tempo.
Quando la merce arriva al punto vendita, parte un flusso di controlli: il personale verifica la corrispondenza tra quanto consegnato e quanto indicato nel documento di trasporto, annotando a penna eventuali discrepanze. Poi qualcuno deve inserire tutto manualmente a sistema, inviare i dati all’amministrazione, segnalare le non conformità, controllare la fattura e verificare che corrisponda esattamente a quanto caricato in magazzino, correzioni comprese.
Ogni passaggio, un potenziale collo di bottiglia. Ogni errore, un costo. Ogni ritardo, un problema.
In un mondo dove ogni giorno si muovono migliaia di prodotti, in centinaia di punti vendita, il rischio è di perdere il controllo. Ritardi nella fatturazione fino a 45 giorni sono la norma. E gli uffici si trovano sommersi da attività ripetitive e alienanti.
Per rispondere a questa sfida, insieme a Teksmar – azienda umbra specializzata nella digitalizzazione dei processi retail e parte del Gruppo Aton – abbiamo sviluppato .one Retail, la piattaforma che usa l’AI per allineare la filiera della conciliazione amministrativa in pochi attimi.
Con l’app, bastano pochi secondi per digitalizzare un documento cartaceo: lo si fotografa e il contenuto viene caricato a sistema, pronto per essere verificato e gestito.
L’intelligenza artificiale confronta automaticamente il contenuto del DDT con la merce realmente consegnata, segnala eventuali difformità e avvia il ciclo amministrativo senza errori e senza rallentamenti.
.one Retail è una suite completa, browser e mobile, progettata per la gestione dei punti vendita diretti e affiliati. Funziona via web, da qualsiasi dispositivo. È sempre aggiornata, senza bisogno di server locali o installazioni manuali.
La suite copre l’intera filiera della distribuzione alimentare e di diverse categorie merceologiche come beauty & house holding, abbigliamento, casalinghi, brico, articoli sportivi e altri.
L’AI è al centro. Oltre alla riconciliazione delle fatture, .one Retail gestisce l’inserimento ordini di acquisto e vendita, ingressi merce, supporto agli utenti e acquisizione di dati anche da canali non strutturati come WhatsApp, e-mail, file audio, Excel o immagini.
È la prima volta che l’AI viene applicata in questi ambiti con questo livello di precisione.Il risultato? Meno errori, meno costi, più velocità. Un vantaggio competitivo concreto, per chi ogni giorno gestisce flussi complessi e margini sempre più sottili.
Abbiamo investito in un team di R&D dedicato, che lavora a stretto contatto con Teksmar per integrare tecnologia e competenze, con l’obiettivo di portare innovazione prima in Italia, poi all’estero.
Il nostro principale obiettivo è quello di aiutare la GDO a semplificare, rendere più efficienti i processi operativi e ridurre i costi di gestione.
La soluzione .one Retail, potenziata dall’AI, consente di eliminare la registrazione manuale del contenuto del documento di consegna, rilevare e segnalare automaticamente al fornitore le eventuali differenze tra la merce caricata e quanto indicato nel documento. In questo modo, si riducono in modo sostanziale le attività, i tempi e i costi relativi alla gestione amministrativa delle contestazioni sulle fatture.
Ne parleremo nel prossimo webinar, giovedì 22 maggio.: ti mostreremo dal vivo come funziona la riconciliazione delle fatture con .one Retail e perché può fare davvero la differenza.
