Fuerza de ventas en farmacias: simplifica la gestión de pedidos con inteligencia artificial
15/07/2024
Seamos sinceros: la vida de los agentes de ventas no es nada fácil, atrapados entre las exigencias del negocio, los objetivos personales y los tiempos ajustados.
Optimizar la organización de la jornada y de las actividades sobre el terreno, minimizando los errores (¡y sin volverse loco!), es el secreto de todo vendedor.
En un mundo que avanza a una velocidad impensable, donde la optimización de los procesos es la base de la mejora del rendimiento empresarial, el error se tolera cada vez menos y la intervención manual se vuelve más complicada día tras día.
Estos aspectos son aún más evidentes para los agentes de ventas que trabajan en condiciones de movilidad o, en cualquier caso, en situaciones en las que no siempre es posible disponer de un ordenador y un puesto de trabajo para introducir los pedidos.
Como hemos visto en previos artículos, es fundamental contar con una herramienta diseñada a medida para los vendedores: completa con todas las funciones necesarias pero, al mismo tiempo, sencilla y siempre al alcance de la mano.
Las ventas en el canal farmacias no son una excepción a esta dinámica. Veamos cómo se desarrollan.
La jornada típica del agente de ventas en el canal farmacias no difiere de la de sus colegas en otros sectores: siempre en movimiento, con muchos clientes que atender y con el tiempo que parece no ser nunca suficiente.
Lo que hace que su actividad sea a veces aún más compleja es que, según la disponibilidad de tiempo y el interlocutor con el que se relaciona, generalmente se encuentra ante dos posibles situaciones diferentes que gestionar:
Hay pros y contras en ambas situaciones, como por ejemplo una entrega más rápida en el primer caso o la posibilidad de ofertas personalizadas en el segundo, pero también dificultades evidentes. ¡Veámoslas!
Probemos a ponernos en la piel de nuestro agente de ventas cuando tiene que gestionar a un cliente que dirige la conversación, simplemente revisando en su sistema las existencias en almacén y solicitando la reposición de las piezas faltantes.
¿Qué obstáculos pueden esconderse en esta situación?
En primer lugar, no hay tiempo para sentarse frente a un ordenador, acceder al sistema y rellenar un pedido. Se escribe la “lista de la compra” rápidamente en un simple bloc de notas o, más a menudo, se recibe esta lista escrita en papel o enviada por correo electrónico directamente por el cliente.
Los posibles problemas que encontramos en el pedido recibido son múltiples:
¿Y cuando es el propio agente quien dirige la conversación, todo resulta sencillo?
Spoiler: ¡no!
Por muy preparado que uno esté para la reunión, incluso contando con el apoyo del back-office que facilita datos y ofertas configuradas de antemano, pueden surgir situaciones inesperadas: descubrir que nuestro cliente tiene necesidades diferentes, que quiere probar productos nuevos, combinaciones distintas o solicitar una revisión de los precios propuestos.
Evidentemente, una situación nada fácil de gestionar: sería complicado acceder a todo el catálogo de productos, preparar nuevos conjuntos de ofertas y un paquete de precios adecuados, todo ello en tiempo real. Entonces, ¿cómo ayudar a los vendedores en la gestión de actividades tan complejas y con un alto riesgo de errores?
Sabemos que la IA está evolucionando cada vez más rápido y que, a veces, resulta difícil seguir el ritmo de las continuas novedades. Por eso, en Aton apoyamos a nuestros clientes en esta transición, convencidos de que es una verdadera oportunidad para mejorar y optimizar sus procesos. Veamos más de cerca cómo la gestión de pedidos con IA puede ayudar a los agentes del canal farmacia.
La IA puede marcar la diferencia en varios contextos, como por ejemplo en el mundo del Retail y la gran distribución que Andrea ha descrito en su artículo: una situación muy similar a la que vive el agente de ventas cuando se enfrenta a solicitudes de reposición en farmacia.
Con la integración de la inteligencia artificial en nuestras soluciones, la recogida e introducción de pedidos que llegan en diferentes formatos (en papel, por correo electrónico o incluso por mensaje de voz), incompletos y desestructurados, deja de ser un problema.
La IA utiliza tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres y el análisis de texto para escanear una foto de un pedido escrito a mano o analizar el contenido de un correo electrónico. Esto permite extraer los datos relevantes, estructurarlos e introducirlos directamente en el software de gestión de pedidos, ahorrando tiempo y reduciendo los errores de transcripción.
Además, la inteligencia artificial puede utilizar el historial de pedidos y los datos presentes en el CRM para cruzar la información, reconociendo a los clientes, los pedidos anteriores y los productos solicitados con mayor frecuencia, con el fin de completar datos faltantes o señalar posibles errores.
¿Pero cuáles son las ventajas de la IA cuando es el agente quien hace propuestas comerciales?
En este caso, la inteligencia artificial actúa como un auténtico asistente que combina capacidad de análisis de datos y creatividad, ¡listo para ayudar directamente frente al cliente!
Analizando el historial de pedidos y los datos de perfilado de cada farmacia, la IA es capaz de proponer ofertas comerciales “dinámicas”, adaptadas a cada cliente y situación. Esto permite anticipar las necesidades de los farmacéuticos, ofreciendo productos y promociones de valor y mejorando significativamente las oportunidades de venta.
Al mismo tiempo, la inteligencia artificial también puede crear y sugerir combinaciones de productos relacionados que no resultan inmediatamente evidentes ni siquiera para un ojo experto, ofreciendo así soluciones más completas y personalizadas, respondiendo de forma inmediata a las necesidades de los clientes.
Otra ventaja adicional es la reducción de la carga de trabajo del back-office comercial, que queda parcial o totalmente liberado de preparar ofertas con antelación, lo que permite al personal concentrarse en actividades de mayor valor añadido y mejora la eficiencia global de la organización.
De este modo, la gestión de pedidos con IA resulta más rápida y precisa, aumentando la satisfacción del cliente.
La innovación implica cambio, y el cambio conlleva riesgos. En nuestro caso, ¿cuáles son los riesgos de utilizar el apoyo de la inteligencia artificial en la gestión de ventas y pedidos?
Si pensamos en la situación de reposición, el problema podría ser que la IA no reconozca correctamente un dato al analizar la foto de una hoja en papel o un correo electrónico.
En el caso de una “venta proactiva”, en cambio, podríamos encontrarnos con alguna propuesta comercial un tanto “imaginativa” por parte de nuestro asistente virtual.
¿Debemos realmente considerar estos factores como riesgos o es mejor centrarnos en las oportunidades? Si lo miramos bien, al realizar todo el trabajo de manera tradicional, manual y a menudo asincrónica, ¡el riesgo de error no disminuiría, sino todo lo contrario!
Además, con el apoyo de la inteligencia artificial es posible, por un lado, agilizar las tareas mecánicas como la introducción de pedidos en el sistema y, por otro, detectar oportunidades difíciles de identificar en el momento.
Después, gracias al ojo experto y crítico del vendedor, con una simple comprobación final se pueden reducir definitivamente estos riesgos, garantizar la satisfacción del cliente y… disfrutar de una vida más tranquila durante la ruta de visitas.
Aplicar las nuevas tecnologías en un contexto y utilizarlas de la manera correcta es fundamental: no conviene mencionar la inteligencia artificial solo para subirse a una tendencia y hacer noticia, porque se corre el riesgo de banalizar su verdadero potencial de uso.
La inteligencia artificial es una herramienta poderosa a disposición de los vendedores, un apoyo para ser más eficaces y ofrecer un servicio de alta calidad, mejorando los procesos de venta y la satisfacción del cliente.
Que una tecnología sea fácilmente accesible no significa que sea fácil de adoptar; por eso, en Aton creemos en la formación de las personas, que de este modo pueden experimentar y llevar las soluciones a otro nivel.
