Conciliación de facturas con .one Retail: la IA que reduce costes en el sector retail
22/05/2025
Uno de cada cinco documentos, hoy en día, todavía es en papel. Pero la Gran Distribución Organizada (GDO) está lista para una revolución: la IA digitaliza y carga al sistema el contenido de los documentos de transporte que hoy se introducen manualmente.
Así, el proceso hasta la conciliación de facturas puede realizarse en tiempo casi real, reduciendo errores, costos de mano de obra y eliminando las distancias espacio-temporales entre almacén y administración.
Se llama «three-way match«: pedidos, documentos de transporte y facturas. Un proceso que debería ser sencillo, pero que para quienes trabajan en la GDO puede convertirse en una pesadilla, ya que en el 20% de los casos aún se gestiona manualmente, entre hojas escritas a mano, archivos de Excel y sistemas de gestión desconectados.
Se trata de la llamada conciliación, ese paso en el que todos los documentos relacionados con la mercancía se verifican manualmente, con un consumo gigantesco, alienante y costoso de tiempo.
Cuando la mercancía llega al punto de venta, se inicia un flujo de controles: el personal verifica la correspondencia entre lo entregado y lo indicado en el documento de transporte, anotando a mano cualquier discrepancia. Luego, alguien debe ingresar todo manualmente al sistema, enviar los datos a la administración, señalar las no conformidades, revisar la factura y verificar que coincida exactamente con lo registrado en el documento de transporte, incluyendo correcciones.
Cada paso es un posible cuello de botella. Cada error, un costo. Cada retraso, un problema.
En un mundo donde miles de productos se mueven cada día en cientos de puntos de venta, el riesgo es perder el control. Retrasos de hasta 45 días en la facturación son la norma. Y las oficinas se ven abrumadas por actividades repetitivas y alienantes.
Para responder a este desafío, junto a Teksmar –empresa de Umbría especializada en la digitalización de procesos retail y parte del Grupo Aton– hemos desarrollado .one Retail, la plataforma que utiliza inteligencia artificial para alinear la cadena de conciliación administrativa en pocos instantes.
Con la app, basta con unos segundos para digitalizar un documento en papel: se fotografía y el contenido se carga en el sistema, listo para ser verificado y gestionado.
La inteligencia artificial compara automáticamente el contenido del documento de transporte con la mercancía realmente entregada, señala posibles discrepancias e inicia el ciclo administrativo sin errores ni demoras.
.one Retail es una suite completa, accesible por navegador y móvil, diseñada para la gestión de puntos de venta directos y afiliados. Funciona vía web, desde cualquier dispositivo. Siempre está actualizada, sin necesidad de servidores locales ni instalaciones manuales.
La suite cubre toda la cadena de distribución alimentaria y de diversas categorías de productos como belleza y artículos para el hogar, ropa, artículos domésticos, bricolaje, artículos deportivos y más.
La inteligencia artificial es el núcleo. Además de la conciliación de facturas, .one Retail gestiona la introducción de pedidos de compra y venta, entradas de mercancía, soporte a usuarios y adquisición de datos incluso desde canales no estructurados como WhatsApp, correo electrónico, archivos de audio, Excel o imágenes.
Es la primera vez que la IA se aplica en estos ámbitos con este nivel de precisión.
¿El resultado? Menos errores, menos costes, más rapidez. Una ventaja competitiva concreta, para quienes gestionan cada día flujos complejos y márgenes cada vez más ajustados.
Hemos invertido en un equipo de I+D dedicado, que trabaja en estrecha colaboración con Teksmar para integrar tecnología y conocimientos, con el objetivo de llevar innovación primero a Italia, luego al extranjero.
Nuestro principal objetivo es ayudar a la GDO a simplificar, hacer más eficientes los procesos operativos y reducir los costes de gestión.
La solución .one Retail, potenciada con IA, permite eliminar el registro manual del contenido del documento de entrega, detectar y señalar automáticamente al proveedor las posibles diferencias entre la mercancía registrada y lo indicado en el documento. De este modo, se reducen sustancialmente las actividades, los tiempos y los costes relacionados con la gestión administrativa de las disputas sobre facturas.
